Trong thời đại công nghệ số như hiện nay, gửi email xin việc là một xu hướng tất yếu. Tuy nhiên cách viết email xin việc làm sao nhằm gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình, hãy cùng GDTD tìm hiểu nhé!
I. Những điều cần lưu ý trước khi gửi email xin việc
Viết email xin việc không phải là một việc quá phức tạp, nhưng với những người lần đầu làm việc này thì quả thật còn nhiều bỡ ngỡ và chưa quen. Vậy cần chú ý gì trong cách viết email xin việc nhỉ?
Có 2 điều bạn cần chú ý trước khi viết email xin việc, đó là tên email và tên hiển thị email.
Hướng dẫn viết email xin việc
1. Tên email
Tôi đã từng thấy những trường hợp các bạn sử dụng những email siêu đáng yêu như cuncunbietyeu@gmail.com hoặc thậm chí các địa chỉ gmail rất dài. Đây không phải là một ý định hay cho việc gửi email xin việc. Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình hơn khi viết email xin việc. Và chỉ với chưa tới 7 phút, bạn hoàn toàn có thể lập một email mới khiến nhà tuyển dụng chú ý tới mình hơn.
Lời khuyên dành cho tên email của bạn là nên chứa tên bạn có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh chẳng hạn như: hoanguyen1998@gmail.com hay lehuy137@gmail.com
Thông qua những tên email đơn giản như vậy, nhà tuyển dụng cũng cảm thấy thoải mái hơn khi nhận được email xin việc của bạn.
2. Tên hiển thị email
Tên hiển thị email là điều quan trọng cần lưu ý khi viết email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới.
Thường có 2 lỗi chính liên quan tới tên hiển thị email khi viết email xin việc đó là: Không phải tên thật và không được viết hoa. Tuy chúng đều không phải là những lỗi quá lớn, nhưng chúng hoàn toàn có khả năng làm bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng đấy! Hãy cùng nhìn để thấy được sự khác biệt phía dưới đây:
Hướng dẫn viết email xin việc
Bạn có thể thấy rằng giữa vô số những email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, họ sẽ rất khắt khe trong việc lựa chọn ứng viên vào phỏng vấn nên việc bạn bị đánh trượt hoặc bớt sự chú ý do mắc lỗi liên quan tới tên hiển thị email là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Và giờ bạn đã nhận thấy tầm quan trọng của việc để tên hiển thị email đúng chuẩn. Tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách làm:
- Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)
- Bước 2: Chọn Edit info (chỉnh sửa thông tin)
- Bước 3: Bạn sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)
Như vậy chỉ với 3 bước đơn giản là bạn đã có một tên hiển thị email chuyên nghiệp khi viết email xin việc hơn rồi phải không nào, bạn có thể đặt theo cú pháp: Tên + Họ hoặc Tên + Trường hay là Tên + Nơi làm việc, chẳng hạn như: Hạnh NEU, Hải Nguyễn, Hiền VNP,…
II. Cách viết email xin việc tiếng Việt chuẩn và ấn tượng nhất
Nếu như ở phần trước, các nội dung cần chú ý trước khi viết email xin việc đã được tôi chỉ ra nhằm giúp các bạn chú ý hơn thì sang phần này tôi sẽ nói rõ hơn về cách viết email xin việc chuẩn và ấn tượng. Đầu tiên chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về mẫu email xin việc bằng tiếng Việt.
1. Tiêu đề email xin việc
Với tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp có thể xảy ra:
- Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc
Với trường hợp này thông thường ở cuối thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề rõ ràng: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.
Và bạn chỉ cần sao chép y nguyên công thức đó và thay tên, vị trí, tên công ty vào là xong. Tôi khuyên các bạn nên làm theo đúng hướng dẫn của bên tuyển dụng vì không phải tự nhiên mà họ có yêu cầu như vậy. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn. Vì vậy, bạn cứ làm theo nhé!
- Trường hợp 2: nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email xin việc
Với trường hợp này, tiêu đề email xin việc của bạn nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển, đừng viết quá dài dòng hay đan xen cảm xúc của bạn vào nhé!
| Bạn có thể tham khảo tiêu đề email xin việc như dưới đây: Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển Chẳng hạn: Nguyễn Thị Mai – Ứng tuyển vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng – VNP Group – 12/08/2019 |
2. Nội dung email xin việc
A, Phần mở đầu
Hãy mở đầu nội dung email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và tôn kính người nhận email. Bạn không nên dùng “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và giảm đi tính lịch sự.
Có 2 trường hợp có thể xảy ra:
- Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban
Chẳng hạn: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Tình – Bộ phận tuyển dụng
- Bạn không biết rõ cá nhân nhận đơn xin việc, chỉ biết trực thuộc bộ phận. Với trường hợp này bạn nên ghi: Kính gửi Bộ phận – Tên Công ty
Chẳng hạn: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự – Công ty TNHH Hoa Hòa Bình
B, Phần nội dung
Phần nội dung email xin việc, sẽ bao gồm:
- Giới thiệu vắn tắt về bản thân bạn
- Mục đích viết email hay bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào
- Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí bạn ứng tuyển
| Ví dụ về phần nội dung trong việc viết email xin việc: Tên tôi là: Nguyễn Văn A Sinh ngày: xx/xx/xx Địa chỉ: X SĐT: 0389 586 234 Qua thông tin tuyển dụng trên mạng xã hội là Facebook, tôi được biết Quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên cho vị trí kế toán viên nên tôi viết đơn này mong được trở thành một phần của công ty. Tôi đã có thời gian làm việc tại một số vị trí như bên dưới đây:
Tôi tin với sự ham tìm tòi và khả năng tự học hỏi cũng như sự chăm chỉ và giàu nhiệt huyết, đặc biệt dưới sự chỉ bảo của Quý công ty, tôi sẽ hoàn thành thật tốt công việc được giao. |
C, Phần kết
Ở phần kết thúc email, bạn sẽ gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển và xem xét lá đơn của bạn.
| Cảm ơn Quý công ty đã tạo điều kiện cho tôi được ứng tuyển cũng như dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Phía dưới tôi có đính kèm CV và một số chứng chỉ của mình. Hy vọng sớm nhận được hồi đáp từ Quý công ty. Tôi xin chúc Công ty ngày càng phát triển hơn nữa. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn. Ký tên |
3. Chữ ký email
Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách gửi CV xin việc qua email. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay chữ ký email nhé!
Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẽ bao gồm:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Một số thông tin như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …
- Nghề nghiệp (nếu có)
Cách viết email xin việc – ví dụ về mẫu chữ ký email
Tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo chữ kỹ trong email:
- Bước 1: Vào Setting (cài đặt)
- Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký
- Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)
Như vậy là chỉ bằng 3 bước đơn giản là bạn đã có một bộ chữ ký email chuyên nghiệp rồi phải không nhỉ?
4. Đính kèm các tài liệu trong email xin việc
Một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Ngoài việc bạn viết một email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, bạn còn cần đính kèm các tài liệu nêu trên để có thể chứng minh năng lực của mình và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn.
Tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ chuyển bị và đính kèm các tài liệu cho phù hợp. Phần lớn ngày nay CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi gửi email, bạn có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo.
Về tài liệu đính kèm, bạn nên lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị sai lệch nhiều. Về cách đặt tên file nên là tiếng Việt không dấu.
5. Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi
Dù làm việc gì thì bước cuối cùng cũng luôn cần là kiểm tra lại để tránh những sai sót không đáng có. Vì vậy việc kiểm tra email lần cuối trước khi gửi email xin việc vô cùng quan trọng. Bạn cần có một danh sách những mục cần kiểm tra theo thứ tự như bên dưới đây:
- Tên email
- Tên hiển thị email
- Tiêu đề email
- Địa chỉ người nhận/ Phòng ban tuyển dụng
- Nội dung email
- Các tài liệu kèm theo: nên để tên dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu
Và tôi có một danh sách những thứ bạn cần chú ý trong cách viết email xin việc của mình:
- Phần “Kính gửi” nên được in đậm
- Văn phong nên trang trọng, lịch sự, không nên sử dụng nhiều yếu tố và các câu biểu cảm
- Đừng bao giờ mắc phải lỗi “SAI CHÍNH TẢ” bạn nhé
Bạn hãy cố gắng kiểm tra kỹ để đảm bảo có một email xin việc chuẩn và hay nhé!
6. Ví dụ email xin việc tiếng Việt
Để có thể minh họa rõ hơn cho những gì tôi đã nói ở trên về cách viết email xin việc, thì tôi sẽ đưa ra một mẫu thư xin việc qua email để bạn hình dung rõ hơn nhé!
III. Cách viết email xin việc tiếng Anh hay nhất
Ngày nay việc gửi email xin việc bằng tiếng Anh đối với một số công ty thì đó là điều bắt buộc. Vậy cách viết email xin việc tiếng Anh có gì khác so với viết email xin việc tiếng Việt nhỉ?
1. Lời chào ở đầu thư
Để có lời chào đầu thư trong việc viết email xin việc tiếng Anh chuẩn và chính xác thì việc đầu tiên bạn cần xác định rõ đối tượng nhận tin. Có các trường hợp như dưới đây:
- Bạn không biết chính xác tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể viết lời chào như sau: Dear [Name of company], Dear Hiring Manager, …
- Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể mở đầu trong cách viết email xin việc của mình bằng cụm từ thân mật nhưng không kém phần trang trọng như: “Dear Tom,”
2. Cách viết đoạn đầu tiên
Với đoạn đầu tiên này trong email xin việc bằng tiếng Anh, bạn chỉ cần dùng từ 1 – 2 câu đề cập tới mục đích viết là mong muốn ứng tuyển vào vị trí công việc. Chẳng hạn:
Dear Tom,
I am writing to you with regards to the position within your company for Staff Marketing
3. Phần nội dung chính của thư
Trong email xin việc tiếng Anh thì phần nội dung sẽ thường gồm 2 -3 đoạn. Mục đích chính của phần này sẽ trả lời các câu hỏi bên dưới:
- Lý do bạn nghĩ mình phù hợp với vị trí ứng tuyển
- Những kinh nghiệm, kỹ năng cứng và kỹ năng mềm mà bạn có (ưu tiên những kinh nghiệm liên quan tới công việc)
- Lý do bạn muốn làm việc tại công ty ứng tuyển là gì?
4. Cách viết đoạn cuối thư
Đoạn cuối thư là nơi bạn tóm lại vấn đề và hy vọng sẽ nhận được cuộc gọi hoặc email phản hồi từ phía nhà tuyển dụng cùng lời cảm ơn chân thành. Các nội dung chi tiết bao gồm:
- Nhắc lại tóm gọn lý do bạn ứng tuyển vào công ty bằng 1 câu văn.
- Nói lên mong muốn của bạn như về một buổi phỏng vấn trực tiếp để có thể thể hiện mình nhiều hơn nữa.
- Cung cấp thông tin để nhà tuyển dụng liên lạc, bao gồm SĐT, địa chỉ email.
- Đề cập tới những tài liệu đính kèm như CV, các chứng chỉ, …
- Cảm ơn nhà tuyển dụng
5. Cách viết kết thúc email và chữ ký
Cách viết email xin việc tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ được kết thúc bằng cụm từ: “Best” hoặc “Sincerely”. Về chữ ký email xin việc bạn có thể tạo như cách tôi đã chỉ ở phần phía trên, tuy nhiên hãy để các thông tin của bạn bằng tiếng Anh nhé!
6. Ví dụ email xin việc tiếng Anh
Dưới đây là một mẫu email xin việc bằng tiếng Anh, bạn hoàn toàn có thể tham khảo để có những mẫu email độc đáo cho riêng mình.
Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh
IV. 12 quy tắc viết email xin việcchuyên nghiệp
1. Tiêu đề của email phải rõ ràng, đúng trọng tâm
“Mọi người thường quyết định có mở email mới đọc hay không dựa vào tiêu đề” và “hãy chọn một tiêu đề mà người nhận có thể biết được liệu bạn sẽ đưa ra giải pháp cho vấn đề họ đang quan tâm hay trình bày về những vấn đề mới có liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại” (Theo Patcher).
2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu đang làm việc cho các công ty, bạn nên sử dụng email công ty hoặc email có liên quan đến công ty. Tuy nhiên, nếu bạn là một freelancer hoặc cần thiết sử dụng email trong các trường hợp đặc biệt thì bạn cũng nên cẩn thận khi lựa chọn email đó, nhất là khi bạn muốn sử dụng địa chỉ email đó để viết email xin việc.
Nên sử dụng địa chỉ email có bao gồm tên của mình để người nhận có thể biết được chính xác bức thư này đến từ ai. Mặc dù các địa chỉ email thời cấp ba và đại học rất đáng yêu như “lovely@…” hay “bearboy@…” nhưng thực sự là nó không hề phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và chắc chắn sẽ bị loại ngay khi nhà tuyển dụng vừa nhìn thấy.
3. Trước khi quyết định “trả lời tất cả” hãy suy nghĩ thật kỹ
Việc nhận được email của rất nhiều người mà mình không quen biết là việc xảy ra thường xuyên ở nhiều người và việc lựa chọn lờ đi, bỏ qua những thông báo hiển thị trên điện thoại có thể khiến bạn mất tập trung vào công việc. Vì vậy, để tránh việc gây ra phiền phức không đáng có cho người nhận thì bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn “trả lời tất cả”, trừ trường hợp bạn nghĩ rằng mọi người có trong danh sách đều cần phải nhận được email.
4. Sử dụng những mở đầu email chuyên nghiệp
Để tạo được ấn tượng ngay lập tức mở đầu email một cách chuyên nghiệp. Không nên sử dụng những biểu cảm hoặc lời chào quá mức thân mật như ở các tin nhắn thông thường. Hãy đề cập đến tên của người nhận trong lời mở đầu và đặc biệt không được rút gọn tên của họ
5. Hạn chế dùng dấu chấm than
Nếu bạn muốn sử dụng dấu chấm than, bạn cần lưu ý chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất để thể hiện sự phấn khích, Patcher nói. “Mọi người thi thoảng mất kiểm soát, dẫn tới việc sử dụng khá nhiều dấu chấm than cuối mỗi câu. Điều này có thể khiến người nhận cảm thấy họ không kiềm chế được cảm xúc hoặc chưa thực sự trưởng thành”. Do vậy, hãy hạn chế đến mức có thể việc sử dụng các dấu chấm than.
6. Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn
Khiếu hài hước là thứ có thể khiến cho bạn có thể không kiểm soát được giọng điệu và những biểu cảm trên khuôn mặt của mình. Tuy nhiên, trong các trường hợp đòi hỏi tính chuyên nghiệp như khi viết email xin việc thì bạn nên loại bỏ sự hài hước ra khỏi những cái email.
7. Lời chào cuối email rất quan trọng :
– ‘Yours sincerely’ được dùng khi viết thư cho người mà bạn quen biết.
– ‘Yours faithfully’ được dùng khi viết thư cho người mà bạn chưa gặp.
– ‘Sincerely’ nên dùng trong thư xin việc, thể hiện sự chân thành.
– ‘Best Regards’ thể hiện sự trân trọng, có thể dùng trong đa số trường hợp.
8. Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng
Việc trình bày như vậy sẽ giúp cho email trở nên gọn gàng, dễ đọc, dễ nhìn và tạo thiện cảm cho người nhận được email của bạn.
9. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn
Có thể là rất khó khi trả lời tất cả các email gửi đến cho bạn nhưng hãy cố gắng để làm điều đó, cho dù đó có thể là những email gửi nhầm. Việc trả lời tất cả các email có thể giúp đối phương nhận ra họ đã gửi không đúng địa chỉ và đây cũng chính là một quy tắc lịch sự, nhất là người gửi nếu làm cùng công ty, cùng ngành với bạn.
10. Đọc lại email trước khi gửi
Đừng quá phụ thuộc vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi gửi.
11. Nhập địa chỉ email cuối cùng
Có khá nhiều trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Vì vậy, hãy chọn cách nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.
12. Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận
Hãy cẩn trọng khi nhập địa chỉ email vì có thể bạn gõ sai tên người nhận hoặc vô tình gửi cho quá nhiều người cùng lúc.
Email xin việc là một trong những xu hướng tất yếu của cuộc sống công nghệ ngày nay thay vì những lá đơn xin việc nộp trực tiếp như trước đây. Chắc hẳn bài viết này đã ít nhiều cung cấp cho bạn thêm những kiến thức bổ ích liên quan tới ứng tuyển và xin việc. Bằng những nỗ lực và cố gắng của bạn, tôi tin rằng “Cách viết email xin việc cho thật chuyên nghiệp” không còn là trở ngại quá lớn trên hành trình tiến tới công việc mơ ước
Trả lời