PO là gì? Những điều về PO mà ai trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng cần biết

Trong lĩnh vực tài chính kinh doanh, đại đa số mọi người vẫn thường thắc mắc về khái niệm PO là gì, tác dụng của PO là gì? Vậy cùng theo dõi bài viết dưới đây để được Kết Nối Việc bật mí về PO nhé!

Tại sao PO là một phần quan trọng của quy trình tài chính trong doanh nghiệp? Nhiều người vẫn thường nhầm lẫn giữa hóa đơn và mẫu đơn đặt hàng (PO) là giống nhau, nhưng thực chất đây là quan điểm vô cùng sai lầm. Cùng theo dõi tiếp bài viết dưới đây để được GDTD bật mí điểm giống nhau và khác nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng PO là gì nhé!

I. PO là gì?

Trước tiên chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu PO là gì? PO là tên viết tắt của một cụm từ Tiếng Anh là Purchase order, được hiểu là đơn đặt hàng. Mẫu đơn đặt hàng (PO) là một xác nhận chính thức của đơn hàng. Đó là tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến một nhà cung cấp nhằm để ủy quyền cho phép mua hàng. Ngoài ra PO là gì còn có thể là một phần quan trọng của đơn đặt hàng hệ thống hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.

PO trong xuất nhập khẩu là gì?

II. Tác dụng của PO

Mục đích của tạo PO trong xuất nhập khẩu là gì là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày được thuận tiện hơn. Trong quá trình giao dịch có thể sẽ có nhiều những rủi ro, sử dụng PO là gì sẽ có ưu điểm sau:

Người mua từ chối trả tiền cho các sản phẩm, dịch vụ thì người bán sẽ được bảo vệ.
Giúp quản lý chi tiêu được tốt hơn.
Giúp người mua truyền lại mong muốn, nhu cầu cho người bán.

Hơn nữa, hiện nay các doanh nghiệp thường tin tưởng và sử dụng mẫu đơn đặt hàng PO vì:

PO giúp cho người mua truyền đạt được ý định, lựa chọn cho người bán.
Người bán sẽ được bảo vệ nếu người mua không thanh toán tiền cho những sản phẩm, dịch vụ.
Giúp quản lý những yêu cầu đặt hàng và chi phí đặt hàng.
Giúp hợp lý hóa quy trình mua hàng theo một quy trình chuẩn.

III. Nội dung của PO

Như vậy chúng ta đã phần nào hiểu được PO là gì, tác dụng của PO là gì, vậy nội dung của PO trong xuất nhập khẩu là gì? Một mẫu đơn đặt hàng PO chuẩn thường sẽ bao gồm những nội dung cơ bản sau đây:

Số và ngày tháng;
Thông tin người mua và của nhà cung cấp bao gồm: Tên, địa chỉ liên hệ, số điện thoại;
PIC;
Phần mô tả hàng hóa hoặc sản phẩm;
Số lượng của hàng hóa/sản phẩm;
Phần thông số kỹ thuật hoặc Chất lượng hàng hóa;
Nhãn và đơn giá hàng hóa;
Giá trị hợp đồng, tổng số tiền của hợp đồng;
Các điều khoản thanh toán;
Thời gian, yêu cầu, những điều kiện và những điều kiện khi giao hàng;
Tài khoản ngân hàng và con dấu đại diện;
Chữ ký của đại diện các bên.

Nội dung của PO

IV. Đơn đặt hàng được sử dụng cho những vấn đề gì?

Để tìm kiếm hàng hóa, dịch vụ trong tiêu dùng hằng ngày hay trong các sàn chứng khoán (cổ phiếu).
Để tìm kiếm những dịch vụ hoặc tiện ích.
Đối với doanh nghiệp tư nhân thì PO là gì dùng để yêu cầu khách hàng sử dụng hàng hóa nhập khẩu.
Để tìm kiếm hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ từ thiên nhiên và được sản xuất trong nước.
Để giao dịch buôn bán hoặc việc mua sắm thuận lợi trong lần đầu tiên.
Tối ưu hoá mua bán.

V. Điểm giống và khác nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng (PO)

1. Những điểm giống nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng PO là gì?

Giữa hóa đơn và mẫu đơn đặt hàng PO là gì đều có một điểm chung là hợp đồng ràng buộc pháp lý. Điều này nghĩa là thỏa thuận đã được thực hiện bởi cả người mua và cả nhà cung cấp, và các hành động mà họ đưa ra trong cả hai tài liệu trên đều là bắt buộc. Ngoài ra, cả PO và hóa đơn đều bao gồm thông tin chi tiết về đơn hàng, thông tin gửi thư và mức giá cả.

2. Những điểm khác nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng PO là gì?

Điểm giống nhau giữa hóa đơn và PO là gì chắc bạn đọc đã hiểu phần nào thông qua chia sẻ ở phía trên, vậy điểm khác nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng PO là gì thì cùng tìm hiểu ở dưới đây nhé!

Đơn đặt hàng PO được người mua chuẩn bị khi họ đặt hàng hóa hoặc dịch vụ, trong khi hóa đơn thì được tạo bởi người bán để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa được bán.
Đơn đặt hàng được gửi cho người bán, trong khi đối với hóa đơn thì được gửi cho người mua.
Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết đơn hàng và ngày giao hàng còn hóa đơn bao gồm giá của đơn hàng, các điều khoản và điều kiện thanh toán và ngày đến hạn thanh toán.
Hóa đơn được tạo sau khi đơn hàng hoàn tất, trong khi đơn đặt hàng được tạo khi khách hàng đặt hàng.
Một đơn đặt hàng nêu rõ những chi tiết về hợp đồng mua bán, trong khi hóa đơn chỉ để xác nhận việc bán hàng.

Những điểm khác nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng PO là gì?

VI. Tại sao công ty lại sử dụng purchase order?

Cho dù quy mô của công ty, doanh nghiệp có nhỏ hay là một tổ chức lớn với bộ đầy đủ phận mua hàng, các đơn đặt hàng được sử dụng vì nhiều lý do như:

Đặt kỳ vọng rõ ràng: Đơn đặt hàng PO cho phép người mua làm rõ nhu cầu, mong muốn của họ cho các nhà cung cấp. Cả hai bên đều có thể sử dụng chúng trong những trường hợp đơn đặt hàng không được giao như mong đợi.
Giúp quản lý đơn hàng: Đơn đặt hàng PO cung cấp cho nhóm mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc giao hàng đang đến hay đang ở tình trạng chờ xử lý, cho phép họ theo dõi và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả hơn.
Giúp lập ngân sách: Khi một đơn đặt hàng được tạo ra thì người mua có thể tính các chi phí này vào ngân sách của công ty, doanh nghiệp và do đó, chi tiêu một cách khôn ngoan hơn.
Mang tính ràng buộc về mặt pháp lý: Trong một số trường hợp không có hợp đồng chính thức, PO có thể đóng vai trò là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng chỉ sau khi đã được nhà cung cấp chấp nhận.
Chúng là đóng một phần quan trọng của con đường kiểm toán: Kiểm toán viên luôn luôn tìm kiếm sự khác biệt về tài chính để công ty, doanh nghiệp cần sửa đổi. Do đó việc xử lý, phát hành và ghi đơn đặt hàng đảm bảo cho doanh nghiệp chi tiêu đúng đắn và hợp lý để cho các kiểm toán viên không thể bắt bẻ được.

Tại sao công ty lại sử dụng purchase order?

VII. Tham khảo thêm một vài khái niệm khác về PO có thể bạn chưa biết

Bên cạnh khái niệm PO là gì, PO trong xuất nhập khẩu là gì đã được chia sẻ ở các phần trên thì trong một số trường hợp, PO là gì còn có một số nghĩa như sau:

PO trong bưu chính viễn thông: PO có nghĩa là bưu điện, đó là nơi sẽ diễn ra các cuộc giao dịch như tiếp nhận, vận chuyển hàng hóa hay thư từ.
PO trong thanh toán: PO trong lĩnh vực thanh toán là một loại thẻ cho phép người dùng có thể rút tiền từ tài khoản Paypal. Công ty Payoneer cung cấp các dịch vụ như ghi nợ, thanh toán, chuyển tiền đa quốc gia, thanh toán trực tuyến, giao dịch thương mại điện tử…
PO trong vận tải: PO ở đây cũng là đơn đặt hàng, nhưng nó là hình thức theo hợp đồng mua bán.

Tùy theo từng trường hợp mà PO là gì được hiểu theo nhiều ý nghĩa khác nhau, tuy nhiên thông thường phổ biến nhất Purchase order hay PO vẫn được hiểu là đơn đặt hàng.

Trên đây là toàn bộ thông tin về PO là gì, po trong xuất nhập khẩu là gì mà GDTD muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng thông qua những chia sẻ ở bài viết trên, bạn hiểu hơn về PO là gì và có cái nhìn đúng hơn về nó. Cảm ơn bạn đã theo dõi toàn bộ bài viết và hẹn gặp lại bạn ở các bài viết tiếp theo của Kết Nối Việc nhé!